Você usa ferramenta colaborativa mais adequada ao seu negócio?
Atualmente existe uma crescente gama de sistemas cloud prometendo ser a ferramenta colaborativa mais fácil, intuitiva, completa e barata do mercado.
Entender com profundidade a funcionalidade e lógica de cada uma antes de decidir pela adoção da mais adequada para o negócio, parece ser uma tarefa de especialista.
... e é.
Ou você nem sabe o que é ferramenta colaborativa?
A esmagadora maioria das ferramentas colaborativas atuais surgiram da fusão de sistemas de gestão de projetos com sistemas de CRM (Customer Relationship Management - Gestão de relacionamento com clientes).
A base de uma ferramenta colaborativa, como o próprio nome diz, é a funcionalidade dos usuários colaborarem, se comunicarem e interagirem entre si, dentro do próprio sistema, sendo esta interação sempre associada a uma atividade controlada pela ferramenta. Não é uma simples funcionalidade de mensagens interna, toda interação está atrelada e distribuída de acordo com as tarefas no fluxo de trabalho.
A lógica de pensamento e codificação por trás deste tipo de solução, possibilitou alcançar um nível de funcionalidade revolucionário que vai muito além da gestão de projetos e relacionamento com clientes.
Praticamente todos os processos de gestão de um negócio podem ser monitorados e suportados por este tipo de ferramenta, principalmente se forem integradas com os atuais sistemas da empresa.
Imagine ao cadastrar um produto, automaticamente ser criado um workflow com todas as atividades para desenvolvê-lo, informando todos envolvidos, estabelecendo prazos, dead-lines, responsáveis, reportando o progresso e disponibilizando no ambiente de trabalho uma plataforma que registra tudo que foi feito, pesca emails para relacionar com tarefas referidas e serve de forma criativa a interação digital entre as pessoas. Isso é uma das funcionalidades que você já pode ter hoje, troque o desenvolvimento de produto por um serviço vendido ou um contrato a ser escrito e revisado, que você começa a ter uma idéia do que estes sistemas podem fazer por você e sua empresa.
Mas nem tudo são flores
Acessar o site de uma delas, criar um login e começar a usar é fácil. Inclusive é o que é oferecido por quase todas elas. Porém, isso não significa que seu negócio terá um salto de performance, possivelmente você a subutilizará ou a utilizará de forma ineficiente ou ainda se dará conta que abriu um universo novo na sua frente e que demanda tempo para aprender e parametrizar corretamente. Sem contar que não faz sentido muitas vezes usá-la, se não estiver integrada com os demais sistemas do seu negócio.
Evite o e se vire depois...
Antes de usar, faça uma pesquisa das ferramentas disponíveis no mercado
Uma rápida busca na internet por ferramenta colaborativa, colocará na sua tela uma infinidade de soluções e rankings de qual é a melhor.
Entender cada opção viável e de que forma a adoção de uma delas pode aumentar a performance da sua empresa, é vital para que você inicie de pé direito.
Se você nunca mexeu com gestão de projetos ou CRM, terá dificuldades para entender em que e como sua empresa pode entrar nesta tendência e principalmente quais funcionalidades avaliar e testar nas ferramentas para verificar o grau de aderência com seu fluxo de trabalho e cultura organizacional. Para aprender é preciso de duas coisas, interesse e ajuda.
Analise rankings, reviews, depoimentos, vídeos e indicações de todas as ferramentas que pareçam ser viáveis.
Desenvolva um checklist comparativo entre as opções selecionadas
Classifique as funcionalidades de seu interesse para cada sistema
Leve em consideração o valor
Selecione as 3 opões que obtiveram melhor classificação
Sistemas
Funcionalidades
x
Escolha o processo de avaliação
Faça um fluxo detalhado com todas as atividades do processo em questão
Selecione um processo da sua empresa, apenas um, de preferência um que seja mais simples, porém representativo
Se você não tem pleno conhecimento dos detalhes dos fluxos de trabalho da sua empresa, é importante que quem tenha, participe
Geralmente as ferramentas oferecem um período grátis de avaliação
Simule em cada ferramenta o fluxo de trabalho do processo selecionado e avalie a ferramenta você sendo o usuário:
Como foi sua experiência durante o uso?
O quanto impactou no seu trabalho?
Como pode facilitar seu dia a dia?
Qual a capacidade dela de gerar indicadores de performance?
Como são os principais relatórios?
O que ela faz bem, faz mais ou menos e não faz?
Qual o diferencial de cada uma?
Qual o nível de customização/parametrização que ela permite?
O quão intuitiva ela é?
Além de usar os sistemas, assista os vídeos explicativos de cada um. Eles aceleram em muito a curva de aprendizado e visão geral
Mão na massa
Chegou a hora de usar as 3 ferramentas selecionadas, parametrizando cada uma delas para operacionalizar o processo escolhido para a avaliação
Não se esqueça dos requisitos mais técnicos
Como são os arquivos de exportação? Podem ser usados facilmente no excel ou tem problemas de formatação e precisam ser reformatados?
Qual a facilidade de integração com outros sistemas? Possui módulo API?
Faça uma pergunta ao helpdesk e veja quanto tempo demora para receber a resposta
O quanto o sistema já interage com outros? Muitas das ferramentas no mercado já tem módulos de aplicativos de integração com outros sistemas, muitos deles certamente você já usa hoje
Escolha o melhor para o seu negócio
Compare todos os requisitos e funcionalidades
Dê nota para cada uma
Insira como critério de avaliação aquilo que você ver de interessante numa das soluções e não sabia que existia. Veja como as outras soluções as executam
Aprenda comparando
Acredite que todo o tempo gasto e conhecimento adquirido no planejamento e avaliação preliminar retornará na implantação numa proporção de pelo menos 1:10. Cada hora de avaliação e planejamento, economiza pelo menos 10 horas de implantação. Além de reduzir muito o risco de você descobrir que tem opção que serviria muito melhor para sua empresa, depois de ter implantado outra.
Implante primeiro naquele processo que você usou para avaliar
Somente implante em demais processos após a primeira implantação estar funcionando corretamente. Possivelmente durante a implantação muita coisa vai mudar e será aprimorada. Primeiro amadureça o uso, para depois expandir.
Saiba que você tem na mão uma ferramenta de gestão extremamente potente, participei de aplicações deste tipo de sistema que através da parametrização foi possível controlar toda uma operação de serviços de uma empresa com 8.000 tarefas ativas a serem geridas por uma equipe de 10 pessoas.
Não deixe esta tendência ultrapassar sua empresa.
Atualmente qualquer pessoa que coordena equipes e não conhece gestão colaborativa, está no século passado.